Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych. Sala konferencyjna w biurze firmy Body Chief. Projekt wnętrz od Make It Yours

Powstawanie projektu biurowego to odpowiedź na wiele potrzeb. Wśród nich, bez określania ważności są pomieszczenia do pracy indywidualnej oraz te do komunikacji. Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych to ważny temat. Jak projektować sale konferencyjne?

Ten tekst to efekt kolejnego już zaproszenia do współredagowania internetowej wersji pisma Obiekty. Traktuję go jako wyraz uznania dla pracy architektów naszego biura oraz powstałych w wyniku tej pracy realizacji. Poruszam najważniejsze moim zdaniem aspekty brane pod uwagę podczas projektowania, a także piszę o kwestiach decydujących o użyteczności, spełnianiu potrzeb oraz wykorzystywaniu w realizacjach najnowszych technologii.

W nieco zmienionej wersji, pasującej do charakteru pisma i stylu Pani Redaktor naczelnej ten artykuł można odnaleźć na stronach Obiektów. To co prezentuję poniżej, oprócz wiedzy na temat projektowania, rozwiązań technologicznych i funkcjonalności przedstawia również podejście naszej pracowni do współpracy nie tylko przy projektach biurowych, ale przy wszystkich, jakie realizujemy.

Na kilka pytań przygotowanych przez Redakcję Obiektów, odpowiadam więc we własnym i pracowni imieniu, i które, co uważam, warto wziąć pod uwagę, nie stanowią wytycznych do projektowania ale uzupełniają dyskusję w tym temacie.

Będzie mi miło, jeśli poniższa treść pomoże w tworzeniu przestrzeni spełniających nasze, wszystkich użytkowników wymagania, tak dzisiejsze jak i przyszłe. Miłej lektury

Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych, na co zwrócić uwagę, żeby były ergonomiczne, odpowiadały na aktualne potrzeby pracowników i użytkowników oraz by spełniały współczesne standardy technologiczne?

Powyższe pytanie w moim odczuciu nigdy nie powinno zostać zamknięte, a odpowiedź uznana za wyczerpującą. Gdyby tak się stało, oznaczałoby to zapewne, że w temacie projektowania sal konferencyjnych nie ma już nic do odkrycia. Jak więc projektować? Postawię tezę, że kluczem do dobrego projektu jest właśnie zadawanie pytań. Im jest ich więcej na etapie projektowania, tym bardziej dopasowana będzie ta przestrzeń do indywidualnych potrzeb zespołu, małej firmy albo dużej korporacji.

A jakie są te potrzeby? Nie czuję się kompetentny, by je określać. Byłyby to zwykłe spekulacje. Pewne cechy lub warianty powtarzają się jednak na tyle często, że projektanci wnętrz biurowych oraz producenci sprzętu Audio Video podpowiadają rozwiązania jeśli nie uniwersalne, to odpowiadające na pewne grupy potrzeb.

Jakie aspekty należy uwzględnić w projektowaniu sal i przestrzeni konferencyjnych, biorąc pod uwagę znaczną liczbę konferencji online? Z jakich rozwiązań projektowych korzystamy, uwzględniając w planie sali konferencyjnych różne rozwiązania AV? Które z nich sprawdzają się najlepiej?

Jak wcześniej wspomniałem, pytania zdają się być kluczowe. Więc zamiast odpowiadać na to co wytłuszczonym drukiem powyżej zadam kolejne: Dla ilu osób przeznaczona jest projektowana sala? I jakiego rodzaju spotkania mają się tak odbywać? Jaka forma komunikacji ma się tam głównie odbywać?

Ponieważ definicja słowa konferencja jest dosyć szeroka i obejmuje spotkania w małym gronie od trzech do dwunastu osób, aż do ogromnych przeznaczonych dla tysiąca i więcej uczestników spotkań, z całym spektrum pomiędzy. Co za tym idzie, różne są też sposoby komunikowania się w zależności od formuły i ilości uczestników. Spotkania w małym gronie mają większą szansę, choć to nie jest wymóg, zaangażować do aktywnego udziału wszystkich uczestników. W małym gronie każdy z rozmówców może mieć przestrzeń na wypowiadanie się w poruszanym temacie.

Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych. sala konferencyjna w firmie CODEWISE

Spotkania powyżej 10-12 osób, o czym przekonują pomysłodawcy Front Row, najnowszego rozwiązania do telekonferencji, zmniejszają wartość spotkań ze względu na odwrotnie proporcjonalną do ilości osób możliwość wypowiedzenia się przez każdego z uczestników.

Jakie jest więc przeznaczenie projektowanej sali? Burze mózgów, dyskusje nad pomysłami, a może odczytywanie raportów, mów motywacyjnych, albo realizacja szkoleń? Czy wszyscy uczestnicy będą obecni na sali, czy może będzie to komunikacja online?

Gdy wiemy już, jak najczęściej będzie wykorzystywana przestrzeń, możemy zaproponować rozwiązania. Nasze doświadczenie podpowiada, że nie tylko projektanci ale również dostawcy i integratorzy rozwiązań technologicznych lubią włączać się do rozmów, kiedy koncepcja jest w fazie powstawania, Na tym etapie koszty wdrożenia rozwiązań do realizacji mogą być mniejsze. Inwestor dzięki zaznajomieniu się z możliwościami, oraz decyzjom podejmowanym na etapie projektowania może wybrać sprzęt i jego umiejscowienie tak, by potrzeby, które określił mogły zostać zrealizowane. To pozwala również na uniknięcie zbędnych kompromisów, które zaczynają się mnożyć jeśli decyzje o rozwiązaniach technologicznych zapadają po wykonaniu projektu wnętrz.

Jak wygląda współpraca między integratorem AV a architektem? W jaki sposób implementujemy rozwiązania AV do projektu? Jak wygląda to pod względem technicznym i jakie ma znaczenie dla prac wykonawczych?

Podczas projektowania biur współpraca między integratorem AV a architektami wyglądała bardzo różnie. Zdarza się że Inwestorzy pozostawiają rozwiązania AV na czas realizacji projektu i nawiązują współpracę z dostawcami rozwiązań AV we własnym zakresie, z pominięciem pracowni projektowej. Mieliśmy też realizację, w których dostawaliśmy od Inwestorów ogólne wytyczne do planowanego wykorzystania i rozmieszczenia urządzeń. I coraz częściej wykonujemy projekty z pełną współpracą. Na odpowiednim etapie projektowym zapraszamy specjalistów od technologii, by wsparli projektantów wnętrz w doborze i rozmieszczeniu konkretnych urządzeń.

W przypadku pierwszego scenariusza najwięcej ryzykuje Inwestor. To on lub bierze na siebie rozwiązywanie konfliktów z przebiegiem instalacji oraz ryzykuje dosyć często pojawiające sie w takich sytuacjach kolizje. Do najczęstszych zaliczyć tu można pojawienie się opraw oświetleniowych na trasie sygnału Video (między rzutnikiem a ekranem lub monitorem a użytkownikiem).

Poniżej bez wchodzenia w szczegóły, bo te zostawiamy sobie na rozmowy podczas mini konferencji z Inwestorami oraz projektantami systemów, dostawcami i Integratorami AV podzielę się kilkoma zagadnieniami, którymi w naszej pracowni możemy się zaopiekować, zanim projekt trafi w ręce instalatorów i firm wykonawczych:

Dźwięk najważniejszy element w sali konferencyjnej. Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych

Mikrofony w salach konferencyjnych

Jeśli chodzi o salę konferencyjną z możliwością prowadzenia video konferencji pierwszy, najważniejszy od którego uzależniona jest nie tylko jakość rozmowy ale również bez którego telekonferencja w ogóle nie może się odbyć jest dźwięk, a więc odpowiedni dobór mikrofonów i głośników. Urządzenia dedykowane dla biur dają dzisiaj wiele możliwości mające wpływ zarówno na design, ale co ważniejsze na jakość rozmowy, jak chociażby mikrofony kierunkowe, które wychwytują głos osoby mówiącej, jednocześnie rozpoznając i wycinając dźwięki przeszkadzające w komunikacji.

W tym temacie dużą popularnością ze względu na jakość i estetykę cieszą się sufitowe mikrofony panelowe. Alternatywą dla nich są tradycyjne urządzenia montowane przed rozmówcami na stołach. Mogą to być rozwiązania wymagające większej bądź mniejszej ilości okablowania i łączące się przewodowo lub bezprzewodowo z urządzeniem centralnym obsługującym video konferencję. Wybierając urządzenia możemy zdecydować czy mają być zamontowane na stałe, czy może do przenoszenia, czy mają być zasilane prądem czy może z akumulatora. Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady.

mikrofon panelowy sufitowy dedykowany do sal konferencyjnych. Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych oraz powierzchni biurowych Make It Yours

Mikrofon sufitowy nowej generacji TeamConnect Ceiling 2
wykorzystuje technologię automatycznego, adaptacyjnego kształtowanie wiązki, opatentowaną przez Sennheiser. Mikrofon automatycznie skupia się na mówiącym i śledzi jego głos, nawet kiedy mówca porusza się po sali. Macierz mikrofonowa jest kompatybilna z technologiami Power over Ethernet (PoE), Sennheiser Control Cockpit, Dante Domain Manager oraz platformą sterowania Crestron. Dzięki otwartemu protokołowi medialnemu (API), TeamConnect Ceiling 2 można również zintegrować z systemami sterowania mediami i kamerami.

Zdjęcie i opis pochodzą ze strony producenta
więcej o tym produkcie przeczytasz tutaj

Nagłośnienie czyli głośniki w przestrzeniach konferencyjnych

Rodzaj i rozmieszczenie głośników rozprowadzające dźwięk równomiernie, do wszystkich części sali. Warto nadmienić, że w zależności od funkcji, jaką spełnić ma sala konferencyjna głośniki mogą mieć różną charakterystykę. A ponieważ zakres częstotliwości fal dźwiękowych dla mowy ludzkiej jest inny jeśli chodzi o zakres, niż dla muzyki, warto rozważyć wybór takich urządzeń które z tymi częstotliwościami radzą sobie najlepiej.

Oprogramowanie do obsługi video konferencji

Wybór systemu do komunikacji, a wraz z nim decyzja o zastosowaniu rozwiązania natywnego lub BYOD. Z wyborem oprogramowania połączone są również systemy rezerwacji sal, które również w zależności od producenta mogą dawać więcej lub mniej możliwości. A gdy mowa o systemach rezerwacji sal, warto rozważyć czy nie połączyć ich w jeden system z system rezerwacji biurek dla przestrzeni z tzw. Hot desk, czy też boksów pracowniczych.

Wyświetlanie obrazu – monitor, projektor…

Obraz jest równie ważny. Jednak gdy transmisja Video zawodzi, to dopóki działa Audio, rozmowa może być kontynuowana. Monitor, czy projektor a może ściana ledowa? Jeśli monitor to dotykowy czy standardowy. Jaka wielkość i proporcje ekranu.

Coraz większą popularnością staje się wprowadzony po raz pierwszy przez firmę Microsoft dotykowy monitor 110 cali o proporcjach 20:9. W tym miejscu zaznaczę tylko, że w układzie Front Row, do którego dedykowany jest ten monitor chodzi o nowatorski sposób aranżacji sali konferencyjnej, gdzie wszyscy uczestnicy spotkania siedzą po jednej stronie zaokrąglonego stołu na wprost monitora. To pozwala siedzieć uczestnikom w taki sposób, że każdy każdego widzi, bez względu na to czy jest to uczestnik będący na sali czy po drugiej stronie ekranu.

Rejestrowanie obrazu – kamery

Wybór i umiejscowienie kamer. Możemy zaprojektować system z kamerami panoramicznymi obejmującymi całe pomieszczenie, albo użyć kamer śledzących, podążających za dźwiękiem osoby mówiącej, lub użyć kilku kamer umieszczonych na stole na wprost uczestników.

Podczas jednej z rozmów pół żartem, pół serio nasz biznes partner zasugerował, że kamery śledzące nie są dedykowane do „polskiego sposobu prowadzenia rozmowy”, gdzie jeśli faktycznie tak się dzieje kamera nienadążająca za odbierającymi sobie głos rozmówcami przyprawia pozostałych uczestników o zawrót głowy. Osobiście pozwolę sobie na komentarz, że możliwość obserwowania siebie podczas takiej rozmowy może być dla każdego bardzo rozwojowa.

Co jeszcze ma być sterowane?

Kolejny aspekt poruszany podczas projektowania to wybór dodatkowych urządzeń sterowanych z poziomu panela do zarządzania wideokonferencją. Dla przykładu wymienię choćby oświetlenie, zasłony lub rolety, które mogą automatycznie dostosowywać się do od sytuacji.

Stacje dokujące i ładowanie komputerów.

Systemy do zasilania komputerów oraz do transmitowania sygnału na monitor bądź rzutnik. W tym zakresie jest coraz więcej rozwiązań minimalistycznych, i pozwalających na komunikacje bezprzewodową np. Barco clickshare

Dla dużych sal, gdzie uczestnicy korzystają z mikrofonów przenośnych bądź zausznych coraz większe znaczenie ma dobór technologii do wykorzystywanego pasma fal radiowych po których następuje transmisja dźwięku. Tu przyszłością zdaje się być technologia DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications), która zamiast sygnału analogowego w pasmach radiowych wykorzystuje mniej podatny na zakłócenia transfer cyfrowy.

monitor iiyama 105 cali do videokonferencji. Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych.

Dzięki ultraszerokim proporcjom, ten interaktywny ekran dotykowy zapewnia rozległą przestrzeń roboczą, którz jest w stanie pomieścić wiele okien obok siebie, sprzyjając przy tym wielozadaniowości.  Ultra-szeroki format 21:9 jest również idealną optymalizacją dla Microsoft Teams Front Row, zapewniając wyjątkowe wrażenia wszystkim uczestnikom na sali konferencyjnej.

zdjęcie i tekst pochodzą ze strony producenta.
więcej o tym produkcie przeczytasz tutaj

Video Bar czyli All in One.

A może videobar? – przenośny zestaw do videokonferencji zawierający mobilny wózek z regulacją wysokości ekranu oraz zintegrowaną kamerę, głośniki i mikrofon?

Videobary z kompletnym osprzętem do prowadzenia videokonferencji cieszą się dużym zainteresowaniem. Pod względem prjektowym jest to taki sam element jak każdy inny w wystroju wnętrza. Rolą architekta jest w tym przypadku uwzględnienie funkcji mobilności takiego zestawu i takie zaaranżowanie przestrzeni, żeby miejsca w których mają być używane zestawy współgrały z rozmieszczeniem stołów, krzeseł, a także by wyglądały równie atrakcyjnie i spójnie z pozostałą częścia wnętrz, również wtedy gdy taki videobar jest przeniesiony do innego pomieszczenia.

Dodatkowym elementem, który należy wziąć pod uwagę, a o którym zdarza się „zapominiać” są gabaryty. Videobar z monitorem o przekątnej 86 cali to prawie 2 metry szerokości a 105 cali zajmuje ponad 2,5 metra szerokości. Dlatego planując zmiany lokalizacji zestawu warto przewidzieć, i miejsca docelowe i przestrzeń na trasie „przejazdu”

Projektowanie sal i przestrzeni konferencyjnych. Videobar firmy Bose

Bose Professional Videobar VB1 to wielofunkcyjne urządzenie konferencyjne USB, które zapewnia wysokiej jakości dźwięk i obraz w przestrzeniach konferencyjnych i średniej wielkości salach konferencyjnych o wymiarach do 6 × 6 metrów (20 × 20 stóp). Dzięki sześciu automatycznym mikrofonom ze sterowaniem wiązką, kamerze 4K ultra-HD i dźwiękowi charakterystycznemu, Videobar VB1 pomaga Ci się zebrać i zrobić więcej.

opis i zdjęcie pochodzą ze strony.
więcej o tym produkcie przeczytasz tutaj

W rozmowach na temat projektowania sal konferencyjnych padają czasem pytania: Jakie trudności mogą wynikać z nieodpowiedniego zaplanowania rozwiązań AV w salach konferencyjnych? Jak to się przekłada na codzienne funkcjonowanie użytkowników w tych przestrzeniach?

Zaryzykuję odpowiedź: Trudności najczęściej pojawiają się nie ze złego zaplanowania ale z braku planowania i projektowania. Tak jak pisałem na wstępie, ten artykuł to wstęp do rozmowy na temat projektowania. Mam nadzieję, że myśląc o tworzeniu przestrzeni biurowej i konferencyjnej będziemy pamiętali jedną rzecz: Warto znaleźć czas i energię na omówienie tematu sali konferencyjnej z architektem, dostawcą i integratorem urządzeń. Warto poświęcić chwilę na wsłuchanie się w potrzeby własnej organizacji i dobrać rozwiązania, które będą na te potrzeby jak najlepiej odpowiadały. Jeśli managerowie i osoby decyzyjne o wyglądzie i funkcjonalności biura na co dzień nie zastanawiają się nad wielopłaszczyznową analizą tej kwestii polecam w tym miejscu rozmowę z coachem, który za pomocą pytań z różnych poziomów piramidy logicznej jest wstanie bardzo dużo wnieść do takich poszukiwań i do odnajdywania odpowiedzi.

W końcu przecież, jeśli myślimy: konferencja, albo wideokonferencja, to nierozłączną jej składową są inni ludzie. Oczywiście można myśleć projektując przestrzeń tylko o własnych upodobaniach i preferencjach, jednak czy uwzględniając komfort i potrzeby pracowników, partnerów biznesowych i klientów nie buduje się jakiegoś ważnego aspektu relacji na której, zaryzykuję stwierdzenie, przecież opiera się większość biznesów?

Które rozwiązania są najlepsze? Tego nie wiem. One wszystkie po prostu są. Każde z nich odpowiada na jakąś potrzebę. My podczas projektowania staramy się pomóc w znalezieniu potrzeb i z pomocą specjalistów, naszych partnerów, zaimplementować rozwiązanie, które te potrzeby spełnią.

Jakie detale decydują o tym, czy systemy AV są estetyczne? Jak wpływają na charakter przestrzeni?

Większość osób, z którymi dane nam było pracować, zwracało uwagę na estetykę. Z każdym projektem doświadczamy jednak, że estetyka to pojęcie względne. Nie jest tajemnicą, że są wśród nas osoby, dla których klasyka, rozwiązania tradycyjne i znane wygrywają przez nowoczesnym minimalistycznym designem. Dla każdego znajdą się rozwiązania wpasowujące się w wizję firmy i jej komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. To jest kolejny temat do rozmowy na etapie projektowania. To na co warto zwrócić uwagę to fakt, że możliwości stale przybywa. Pojawiają się nowe technologie, a te umożliwiają projektowanie nowego wzornictwa. Jeśli chodzi o AV, w jednych kwestiach, jak mikrofony, głośniki i kamery jest to zmiana w stronę miniaturyzacji i ukrywania, z drugiej jak np. w przypadku ekranów i monitorów jest to ewolucja w stronę maksymalizacji; powierzchni, ilości oddzielnych punktów dotyku oraz ilości „czujników” pozwalających na coraz bardziej precyzyjne pisanie i rysowanie na monitorach.

Podsumowując temat projektowania sali konferencyjnej zaryzykuję tezę, że jeśli nie wszystko, to duża część z nie tak dawno kręconych filmów science fiction jest już możliwa do zrealizowania w nowocześnie wyposażonym biurze.

Tak więc jeśli komuś przyszłoby do głowy podczas spotkania omawiającego koncepcję nowej sali konferencyjnej zakreślić z tego artykułu coś co uznałby za ważne albo wykreślić to co z pewnością mu nie będzie służyło, dodać coś co nie zostało w tym artykule uwzględnione, wesprzeć się innymi swoimi materiałami i chciałby to zrobić palcem na dwumetrowym ekranie podczas wideokonferencji, a następnie wysłać jednym kliknięciem z poziomu monitora do wszystkich uczestników spotkania w formie załącznika do spotkania… – dzisiaj jest już to możliwe, i nie wykluczone, że za jakiś czas będzie to czymś oczywistym.

Jeśli z tego artykułu nie wynika to wprost, to zdradzę mała tajemnicę naszej pracowni w sposób bezpośredni. Rozwiązań dla projektowania biur jest dzisiaj tak dużo, że uważamy za atut, iż nie próbujemy wiedzieć wszystkiego ale w zamian zapraszamy do zespołu projektowego specjalistów różnych branż, m.in.. dostawców, instalatorów i integratorów systemów Audio Video. Dzięki tej współpracy jakość naszych projektów ma szansę być na prawdę wysoka. Dzięki.

Napisał i zredagował:
Konrad Jóźwiak
manager projektów dla Make It Yours
coach & fotograf

Uważasz ten artykuł za wartościowy? Podziel się nim i udostępnij go dalej.
Projektujemy dobre wnętrza

zobacz nasze portfolio

Zapraszamy do współpracy.