fit-out Co to jest? Zdjęcie przestrzeni biurowej w trakcie realizacji fit-out

Fit-out Co to jest? W naszej pracowni między innymi zajmujemy się projektowaniem wnętrz biurowych. To w tej części działu projektowego najczęściej pojawia się określenie fit-out. W artykule tym wyjaśniamy czym jest fit-out. Z jakich elementów się składa? Jakie są inne określenia na fit-out?

Wspomnieliśmy, że fit-out dotyczy głównie przestrzeni biurowych. Oprócz nich pojęcie to jest również używane w realizacjach budynków użyteczności publicznej takich jak hotele, biura, urzędy czy muzea.

Co to jest fit out? Definicja pojęcia „fit-out”

W naszej pracowni projektowej używamy takiej definicji:

Fit out to pełne spektrum działań związanych z przystosowaniem przestrzeni w istniejących budynkach do indywidualnych, często specyficznych potrzeb i preferencji ludzi mających tą przestrzeń użytkować. W przypadku powierzchni biurowych fit out jest zatem przystosowaniem całych budynków, kondygnacji lub ich części, tak by pod każdym względem spełniały potrzeby korporacji, przedsiębiorstwa lub firmy z uwzględnieniem między innymi specyfiki i komfortu pracy, kwestii wizerunkowych a nawet uwarunkowań kulturowych pracujących w niej osób.

Dla obiektów hotelarskich fit-out będzie w swojej definicji, dodatkowo, poza uwzględnieniem potrzeb pracowniczych łączył najróżniejsze potrzeby klientów mających korzystać z aranżowanych przestrzeni.

Fit-out możemy zatem nazwać procesem, realizacją lub usługą nastawioną na określony cel jakim jest całkowita, kompletna aranżacja wnętrza do wymagań użytkownika i składającą się z wielu etapów, w której bierze udział wielu specjalistów z branży managerskiej, projektowej, budowlanej, handlowej czy transportowej.

fit-out Co to jest? Zdjęcie przestrzeni biurowej w przed wykonaniem realizacji fit-out
fit-out Co to jest? Zdjęcie przestrzeni biurowej w przed wykonaniem realizacji fit-out

Przestrzenie biurowe gotowe do rozpoczęcia procesu fit-out

Etapy z jakich składa się realizacja fit-out?

Wyznaczenie lidera zespołu odpowiedzialnego za koordynację pracy.

Może to być:

  1. Przedstawiciel firmy, dla której aranżowana jest przestrzeń (często jest on właścicielem budynku).
  2. Właściciel lub reprezentant właściciela budynku, który adaptuje w procesie fit-out przestrzeń dla najemcy.
  3. Pracownik zewnętrznej firmy mający doświadczenie w prowadzeniu procesu fit-out koordynujący pracę dwóch powyższych stanowisk z wszystkimi pozostałymi wykonawcami usługi.

Niezależnie od “pochodzenia” lidera wszystkie osoby dążą razem do wspólnego celu jakim jest realizacja przestrzeni dedykowana indywidualnie do potrzeb inwestora.

Jak najdokładniejsze określenie potrzeb, uwarunkowań, przyzwyczajeń działającej firmy oraz uzupełnienie ich o ewentualne nowe preferencje.

Dla przestrzeni innych niż biura będzie to określenie potrzeb tak inwestora jak i wszystkich potencjalnych użytkowników przestrzeni objętej realizacją (np. gości hotelowych czy zwiedzających przestrzeń muzealną).

Do realizacji tego etapu służą przede wszystkim rozmowy. Mogą to być spotkania, narady ankiety, wywiady. W procesie tym biorą udział przedstawiciele Inwestora, firmy lub organizacji. W zależności od struktury przedsiębiorstwa są to właściciele, członkowie zarządu lub kadra managerska oraz osoby zajmujące się prowadzeniem fit-out od strony realizacyjnej.

My dodatkowo zwracamy uwagę, by etap ten zawierał także ewentualne prognozy rozwoju i zmian, wzrost zatrudnienia, zmiana sposobu pracy. Im więcej informacji uda się zebrać na tym etapie, tym nowa przestrzeń będzie efektywniej służyła Inwestorowi.

W procesie fit-out najważniejsze są: komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja!

Podczas całego procesu szczególnie ważna jest wymiana informacji. Szczere komunikatywne wypowiadanie się każdej strony oraz uważne słuchanie. Cały proces każdorazowo jest składową działań wielu ludzi, których praca dla zamierzonego efektu powinna doskonale się uzupełniać.

Mówienie i słuchanie. Dopytywanie i doprecyzowanie.

Biorąc udział w realizacji fit out, jako architekci biura projektowania wnętrz jesteśmy równorzędną stroną z każdą inną osobą i firmą mającą wpływ na końcowy efekt.. Z pełną świadomością naszej roli, z pełnym poszanowaniem najróżniejszych potrzeb Inwestora słuchamy, dopytujemy, notujemy, pomagamy doprecyzować wymagania, przewidzieć sytuacje, dla których w dalszym etapie znajdujemy rozwiązania.

Space plan określany jako test-fit lub po polsku układ funkcjonalny.

Po analizie zebranych w drugim etapie informacji przygotowywane są układy funkcjonalne, zazwyczaj kilka. Sprawdzane jest czy na objętej realizacją powierzchni zmieszczą się wszystkie zakomunikowane potrzeby.

Fit-out Co to jest? Rzut budynku biurowego jako punkt wyjścia do wykonania space planu i dalszych części fit-out biura

Przykładowy rzut budynku biurowego, będący punktem wyjścia do wykonania space-planu oraz kolejnych etapów procesu fit-out.

Omówienie układów funkcjonalnych i dopracowanie ostatecznej zaakceptowanej przez Inwestora wersji.

Efekt pracy nad space planem wymaga ponownych rozmów. Jest czas na wspólne przedyskutowanie powstałych wariantów. W trakcie rozmów łączy się najbardziej odpowiadające Inwestorowi rozwiązania, znajduje kompromisy, słucha uwag i wprowadza zmiany.

Zaakceptowany space plan to podstawa do wykonania koncepcji zaawansowanej czyli głównej części projektu wnętrz.

Wytyczne do koncepcji zaawansowanej projektu wnętrz.

Razem z omówieniem space planu nadchodzi czas na poznanie oczekiwań w zakresie estetyki i jakości wyposażenia przestrzeni oraz co z nimi związane z budżetem przeznaczonym na realizację.

Powstają tablice inspiracji tzw. moodboards; przykładowe realizacje, zdjęcia będące inspiracją do projektu. Na tym etapie też trwają rozmowy o rozwiązaniach technicznych. Gdy w ogólnym zakresie znane są upodobania estetyczne jak również te elementy, które zdecydowanie nie podobają się przyszłym użytkownikom, można zacząć pracę nad rysunkami wnętrz i wizualizacjami.

Wizualizacje 3D, projekt koncepcyjny zaawansowany to kolejna składowa realizacji fit-out.

Ilość wykonywanych wizualizacji zależy od ustaleń pomiędzy pracownią architektoniczną a Inwestorem. Najczęściej jest to jedno lub kilka ujęć z każdego typu pomieszczeń. Renderowane są projekty gabinetów, sal konferencyjnych, open space, stref relaksu, części komunikacyjnych, toalet.

Projekt informacji wizualnej.

Razem z projektem wnętrz powstaje równolegle projekt informacji wizualnej korelujący z brandingiem firmy inwestującej w powstające wnętrza. Zakres projektu informacji wizualnej dotyczy między innymi oznakowania budynku, oznakowania dróg komunikacyjnych, pomieszczeń wewnątrz budynku, miejsc parkingowych, jeśli takie są, oznakowania pięter czy klatek schodowych.

Wielobranżowy projekt wykonawczy. Narzędzie dla wykonawców do realizacji fit-out

Wielobranżowy projekt wykonawczy to skoordynowana praca zazwyczaj kilku biur specjalizujących się, każde w swojej dziedzinie. Aby został osiągnięty ostateczny efekt w postaci  funkcjonalnej i estetycznej przestrzeni potrzeba działań projektowych specjalistów wielu branż.

Z czego składa się projekt wielobranżowy?

Wszystkie zebrane podczas spotkań wytyczne przekazywane i nanoszone są na rysunki przez projektantów branżowych. Zaliczają się do nich:

  • projekty instalacji elektrycznych,
  • projekt oświetlenia (zawiera obliczenia natężenia światła w poszczególnych strefach projektowanych przestrzeni, tak by stanowiska pracy i wszystkie inne przestrzenie doświetlone były w adekwatny do funkcji i zgodny z przepisami sposób)
  • hydrauliczne projekty wod-can,
  • projekty systemów wentylacji i wymiany powietrza HVAC (heating, ventilation, and air conditioning),
  • projekty systemów przeciwpożarowych,
  • projekty systemów kontroli dostępu,
  • projekty systemów alarmowych, w tym monitoringu i telewizji CCTV (closed circuit television),
  • projekty systemów audio video do prowadzenia telekonferencji,
  • projekty rozprowadzenia sieci IT,
  • czy w końcu projekty łączących je wszystkie systemów BMS (Building Management System)

Projektowanie zgodne z przepisami i normami BHP, Sanepid, Straż pożarna, PIP i in.

Każdy z projektantów zna aktualne przepisy dotyczące projektowania przestrzeni użyteczności publicznej, zmieniające się w zależności od wielkości projektowanych przestrzeni oraz liczby osób, które mają z nich korzystać.

Dzielenie projektu wykonawczego na branże nie tylko pozwalają uniknąć pomyłek związanych ze stale zmieniającymi się przepisami. Niewątpliwą zaletą dzielenia zakresów projektowych jest zestawienie wiedzy związanej z przepisami z doskonałą znajomością najnowszych rozwiązań technologicznych.

Praca zespołu w realizacji fit-out pozwala również na  wykończenie przestrzeni w zgodzie z zasadami bezpieczeństwa i normami ekologicznymi zawartymi w wytycznych do uzyskania certyfikacji BREEAM czy LEED.

Tak powstały wielobranżowy projekt wykonawczy zostaje sprawdzony pod względem prawidłowości (np. czy nie ma konfliktu w projektach poszczególnych instalacji)

Gdy wszystko jest OK projekt  przekazany jest do realizacji.

Kosztorys, realizacja zamówień, wykonawstwo.

Kolejny element realizacji fit-out to wykonanie kosztorysu, realizacja zamówień oraz realizacja projektu przez firmy budowlane i wykończeniowe.

fit-out Co to jest? Zdjęcie przestrzeni biurowej w trakcie realizacji fit-out
fit-out Co to jest? Zdjęcie przestrzeni biurowej w trakcie realizacji fit-out

Fit-out w trakcie realizacji prac wykonawczych.

Wielobranżowy projekt wykonawczy to także szczegółowe wytyczne do wyposażenia w meble gotowe i te robione na zamówienie. Projekt mebli podobnie jak wszystkie inne rysunki jest podstawą do wykonania kosztorysu jak również do samej realizacji przez firmy produkcyjne z branży meblarskiej.

Dobry projekt wykonawczy to niezwykła wartość dla procesu fit out.

Jak zrealizować Fit out by zapewnił zadowolenie Inwestora oraz wszystkich biorących udział w procesie wykonawczym, zapewnił oczekiwany komfort pracy wszystkim użytkującym przestrzeń a także przełożył się zarówno na finansowy jak i trudniejszy do zmierzenia wizerunkowy cel?

Według nas “wystarczy” zrealizować kilka punktów, a sukces przedsięwzięcia będzie gwarantowany:

  1. Komunikacja między wszystkimi osobami biorącymi udział w procesie – szczere i bezpośrednie mówienie oraz wnikliwe i uważne słuchanie.
  2. Otwarte myślenie, uwzględniające pomysły i sugestie napływające z różnych, często nieoczekiwanych stron.
  3. Twórczy, innowacyjny projekt koncepcyjny. Wykonywany w spokoju i skupieniu z dużą dozą cierpliwości i zrozumienia ze strony Inwestorów dla pracy twórców w zawodach kreatywnych.
  4. Dokładne rysunki projektowe tak w zakresie wnętrz jak i branż. Są one pochodną tworzenia w atmosferze komfortu i realizacji działań w kolejności właściwej dla procesu projektowego.
  5. Dokładny i rzetelny kosztorys, którego podstawą jest dokładność projektu i który skutkuje minimalną ilością pomyłek w zamówieniach.
  6. Realizacja zgodna z projektem.

Dobry projekt to taki, w którym nie występują lub jest ich niewiele, pomyłki, niespójności. Dobry projekt łatwo się odczytuje a więc przyspiesza działania ekip wykonawczych. Dobry projekt to mniej błędów i poprawek a więc realne wymierne korzyści w całości inwestycji.

Skoordynowanie wszystkich tych działań to ogromne przedsięwzięcie wymagające wiedzy i doświadczenia. Według nas ważnym jest oprócz tego, by wszystkie zaangażowane w realizację procesu Fit out strony, w miarę możliwości wznosiły się na swój najwyższy poziom komunikacji, opartej na zaufaniu, zrozumieniu, elastyczności i wzajemnego szacunku.

To podejście zadziałało we wszystkich realizacjach w jakich braliśmy udział.

Nasze doświadczenie i wiedzę, którą się dzielimy w zakresie realizacji Fit out zaczerpnęliśmy podczas projektowania przestrzeni biurowych między innymi dla firm:

CODEWISE, CHILLISPACES.COM, LivinnX, MORELE NET, BODY CHIEF, X-COM, ANT, RYVU, ANSWEAR.

Aranżacja wnętrz w biurze firmy Chillispaces.com. Projekt wnętrz autorstwa Make It Yours projektowanie wnętrz Kraków
sala konferencyjna w biurze Body Chief. Projekt wnętrz od Make It Yours

Efekt końcowy realizacji fit-out według projektu wnętrz autorstwa biura Make It Yours

Ciekawy naszych realizacji?

Idź do portfolio projektów biurowych

Potrzebujesz konsultacji, doradztwa lub firmy która przejdzie z Tobą proces fit-out?

Zadzwoń i umów się na spotkanie!